Informace o zpracování osobních údajů klientů a obchodních partnerů

Informace o zpracování osobních údajů klientů a obchodních partnerů

Předkládáme Vám základní informace o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Dokument byl připraven v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).

1)   Údaje o naší společnosti – správci osobních údajů

Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.
Správcem Vašich údajů je společnost MAI INSURANCE BROKERS, s.r.o., se sídlem: Pod Parukářkou 39/4, Praha 3 – Žižkov, 130 00, Česká republika, IČ: 256 66 428, zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, spisová značka C 59469

Se správcem se můžete spojit prostřednictvím těchto kontaktů:
tel.: +420 226 284 200, e-mail: maiczech@mai-cee.com

2)      Právní základ pro zpracování osobních údajů

Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu subjektu údajů.

Nejčastějšími tituly pro zpracování Vašich osobních údajů jsou:

  • uzavření nebo plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
  • plnění právní povinnosti, která se na nás jako správce vztahuje;
  • oprávněný zájem naší společnosti či třetí strany, který převažuje nad zájmy a základními právy a svobodami subjektu údajů na ochranu osobních údajů;
  • souhlas subjektu údajů se zpracováním jeho osobních údajů.

Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek.

Našimi oprávněnými zájmy jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků, řádné plnění veškerých zákonných povinností, ochrana našeho podnikání a majetku.

Ohledně poskytování osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od Vás vyžadován souhlas. Pokud nám, správci, neudělíte souhlas ke zpracování osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že bychom Vám v důsledku toho odmítli poskytnout svoji službu na základě smlouvy.

3)  Doba zpracování

Informace, které musíme archivovat na základě lhůt daných legislativou, uchováváme po dobu danou v zákonech (to se týká zejména účetních dokladů). Naše společnost je oprávněna zpracovávat osobní údaje subjektu údajů po dobu potřebnou k vymáhání práv naší společnosti vůči subjektu údajů. Ostatní informace, zejména informace o Vašem pojištění, uchováváme po dobu trvání vzájemného smluvního vztahu. Po ukončení naší spolupráce Vaše osobní údaje včetně veškerých informací týkajících se Vašeho pojištění bezpečně a nenávratně likvidujeme.

Vaše identifikační a kontaktní údaje, záznamy o komunikaci likvidujeme 5 let po posledním vzájemném kontaktu.

Osobní údaje zpracovávané pouze pro marketingové účely budou zpracovávány do odvolání souhlasu, maximálně po dobu 5 let.

Po uplynutí uvedené doby jsou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

4)  Předávání osobních údajů

Osobní údaje jako správce zpracováváme přímo svými zaměstnanci, anebo prostřednictvím třetích osob (dále jen „Zpracovatel“ nebo „Zpracovatelé“). Naše společnost uzavřela s každým zpracovatelem smlouvu o zpracování osobních údajů, a stejně tak uzavřela smlouvu o zpracování osobních údajů s osobami, vůči nimž naše společnost vystupuje v pozici zpracovatele.

O tom, komu a v jakém rozsahu jsou informace předávány, se subjekt údajů dozví z informace, kterou mu individuálně předáme (zašleme).

Zpracovatelé nám poskytli dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky Nařízení a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů.

Společnost předává osobní údaje třetím osobám zásadně bezúplatně.

Osobní údaje mohou být předávány do třetích zemí mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor. O tom, komu a v jakém rozsahu jsou informace do třetích zemí mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor předávány, se subjekt údajů dozví z informace, kterou mu individuálně předáme (zašleme).

5)  Zabezpečení Vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány nejčastěji v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem a rovněž v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem (zejména dokumentace v souvislosti s plněním povinností dle uzavřené smlouvy o poskytování našich služeb).

S přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracovávání i k pravděpodobným a různě vážným rizikům pro práva a svobody fyzických osob jsme zavedli vhodná technická a organizační opatření, abychom zajistili úroveň zabezpečení osobních údajů odpovídající danému riziku zejména náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů nebo neoprávněnému přístupu k nim.

6)  Vaše práva

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů jsou Vám garantována práva popsaná v tomto článku. Můžete je uplatnit u správce na výše uvedených kontaktech, a to buď osobně na uvedené adrese nebo písemně na adresu sídla společnosti (v tom případě prosíme o ověření Vaší totožnosti, abychom měli jistotu, že osobní údaje nepředáme nikomu cizímu).
Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. S ohledem na složitost a počet žádostí jsme oprávněni v případě potřeby lhůtu prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás budeme informovat.

a) PRÁVO NA INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.
Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto dokumentu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

b) PRÁVO NA PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM

Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

c) PRÁVO NA OPRAVU

V určitých situacích máte obecně právo na opravu svých osobních údajů.

d) PRÁVO NA VÝMAZ (PRÁVO BÝT ZAPOMENUT)

V určitých stanovených případech máte právo požadovat, aby správce Vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

e) PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

Správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

f) PRÁVO NA PŘENOSITELNOST ÚDAJŮ

Pokud si přejete, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

g) PRÁVO VZNÉST NÁMITKU A AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.

h) PRÁVO PODAT STÍŽNOST U ÚŘADU PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

i) PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat, a to zasláním odvolání na e-mail nebo adresu sídla správce nebo pomocí linku v e-mailové komunikaci.

7) Platnost

Tento dokument je platný od 25. 5. 2018 a může být kdykoli aktualizován. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webových stránkách společnosti.