Informácia o spracúvaní osobných údajov – MAI INSURANCE BROKERS, s.r.o

Informácia o spracúvaní osobných údajov

Predkladáme Vám základné informácie o spôsobe spracovania Vašich osobných údajov. Dokument je pripravený v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES (GDPR). V slovenskom právnom systéme bolo uvedené nariadenie transponované Zákonom č. 18/2018 Z.z. s účinnosťou od 25. mája 2018.

1) Údaje o našej spoločnosti – správcovi osobných údajov

Správca je osoba, ktorá sama alebo spoločne s inými určuje účely a rozhoduje o tom, akým spôsobom budú osobné údaje spracované. Správca pre účely tohto dokumentu predstavuje prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa spracovania osobných údajov.

Správcom Vašich údajov je spoločnosť MAI INSURANCE BROKERS, s.r.o. – pobočka Slovensko, organizačná zložka, so sídlom Plynárenská 1, 821 09 Bratislava – mestská časť Ružinov, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, IČO 45 292 302, oddiel Po, vložka č. 1781/B

So správcom sa môžete spojiť prostredníctvom týchto kontaktov:
tel.: +421 2 205 700 77, e-mail: maislovak@mai-cee.com

2) Právny základ pre spracovanie osobných údajov

Zákonnosť spracovania je daná článkom 6 ods. 1 GDPR, podľa ktorého je spracovanie zákonné, ak je nevyhnutné na splnenie zmluvy, na splnenie právnej povinnosti správcu, na ochranu oprávnených záujmov správcu alebo spracovanie prebieha na základe súhlasu dotknutej osoby.

Najčastejšími účelmi spracúvania Vašich osobných údajov sú:

  • uzavretie alebo plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo vykonanie opatrení prijatých pred uzavretím zmluvy a na žiadosť tejto dotknutej osoby;
  •  plnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa na nás ako správcu vzťahuje;
  • oprávnený záujem našej spoločnosti alebo tretej strany, ktorý je nadradený nad záujmami a základnými právami dotknutej osoby na ochranu osobných údajov;
  • súhlas dotknutej osoby so spracovaním jej osobných údajov.

Poskytovanie osobných údajov správcovi je zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou.

Našimi oprávnenými záujmami sú predovšetkým riadne plnenie všetkých zmluvných záväzkov, riadne plnenie zákonných povinností, ochrana nášho podnikania a majetku.

Vo veci poskytovania osobných údajov na marketingové účely, čo nepredstavuje plnenie zmluvnej a zákonnej povinnosti správcu, je od Vás vyžadovaný súhlas. Ak nám, správcovi, neudelíte súhlas na spracovanie osobných údajov na marketingové účely, neznamená to, že by sme Vám v dôsledku toho odmietli poskytnúť svoje služby na základe zmluvy.

3) Doba spracovania údajov

Informácie, ktoré musíme archivovať na základe lehôt daných legislatívou, uchovávame na dobu danou v zákonoch (to sa vzťahuje predovšetkým na účtovné doklady). Naša spoločnosť je oprávnená spracovávať osobné údaje dotknutých osôb počas doby potrebnej na vymáhanie práv našej spoločnosti voči dotknutým osobám.

Ostatné informácie, najmä informácie o Vašom poistení, uchovávame na dobu trvania vzájomného zmluvného vzťahu. Po ukončení našej spolupráce Vaše osobné údaje vrátane všetkých informácií, týkajúcich sa Vášho poistenia bezpečne a nenávratne likvidujeme.

Vaše identifikačné a kontaktné údaje, záznamy o komunikácii likvidujeme 5 rokov po poslednom vzájomnom kontakte.
Osobné údaje spracovávané iba na marketingové účely budú spracovávané do odvolania súhlasu, maximálne počas doby 5 rokov.

Po uplynutí uvedenej doby sú osobné údaje bezpečne a nenávratne zničené tak, aby nemohlo dôjsť k ich zneužitiu.

4) Postupovanie osobných údajov

Osobné údaje ako správca spracovávame priamo svojimi zamestnancami, alebo prostredníctvom tretích osôb (ďalej iba „Spracovateľ“ alebo „Spracovatelia“). Naša spoločnosť uzavrela s každým spracovateľom zmluvu o spracovaní osobných údajov, a rovnako tak uzavrela zmluvu o spracovaní osobných údajov s osobami, voči ktorým naše spoločnosť vystupuje v pozícii spracovateľa.

O tom, komu a v akom rozsahu sú údaje postupované, sa dotknutá osoba dozvie z informácie, ktorú jej individuálne odovzdáme (pošleme).

Spracovatelia nám poskytli dostatočné záruky zavedenia vhodných technických a organizačných opatrení tak, aby spracovanie údajov spĺňalo požiadavky zákonnej úpravy a aby bola zabezpečená ochrana práv dotknutých osôb.

Spoločnosť postupuje osobné údaje tretím osobám zásadne bezodplatne.

Osobné údaje môžu byť postupované do tretích krajín mimo Európskej Únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. O tom, komu a v akom rozsahu sú informácie do tretích krajín mimo Európskej Únie a Európskeho hospodárskeho priestoru postupované, sa dotknutá osoba dozvie z informácie, ktorú jej individuálne odovzdáme (pošleme).

5) Zabezpečenie Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje sú spracovávané najčastejšie v elektronickej podobe neautomatizovaným spôsobom a rovnako v tlačenej podobe neautomatizovaným spôsobom (najmä dokumentácia v súvislosti s plnením povinností podľa uzavretej zmluvy o poskytovaní našich služieb).

S prihliadnutím na stav techniky, nákladom na vyhotovenie, povahu, rozsah, kontext a účely spracovávania i k pravdepodobným a rôzne vážnym rizikám pre práva a slobody fyzických osôb sme zaviedli vhodné technické a organizační riešenia, aby sme zabezpečili úroveň zabezpečenia osobných údajov zodpovedajúcu danému riziku, najmä náhodného alebo protiprávneho zničenia, straty, pozmeňovania, neoprávneného sprístupnenia postupovaných, uložených alebo inak spracovávaných osobných údajov alebo neoprávneného prístupu k nim.

6) Vaše práva

V súvislosti so spracovaním Vašich osobných údajov sú Vám garantované práva opísané v tomto článku. Môžete si ich uplatniť u správcu na vyššie uvedených kontaktoch, a to buď osobne na uvedenej adrese alebo písomne na adrese sídla spoločnosti (v tom prípade prosíme o overenie Vašej totožnosti, aby sme mali istotu, že osobné údaje nedáme nikomu cudziemu).

Všetky výroky a vyjadrenia k Vami uplatneným právam poskytujeme bezplatne. Ak by však bola žiadosť zjavne nedôvodná alebo neprimeraná, najmä preto, že by sa opakovala, sme oprávnení si účtovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady spojené s poskytnutím požadovaných informácií.

Vyjadrenia a prípadné informácie o prijatých opatreniach Vám poskytneme čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca od zaevidovania žiadosti. S ohľadom na zložitosť a počet žiadostí sme oprávnení v prípade potreby lehotu predĺžiť o dva mesiace. O predĺžení vrátane uvedenia dôvodov Vás budeme informovať.

a) PRÁVO NA INFORMÁCIE O SPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJOV

Ste oprávnení od správcu požadovať informácie, či sú Vaše osobné údaje spracovávané alebo nie. Ak sú osobné údaje spracovávané, máte právo od správcu požadovať informácie najmä o totožnosti a kontaktných údajoch správcu, jeho zástupcovi a prípadne zodpovednej osobe na ochranu osobných údajov, o účeloch spracovania, o kategóriách spracovávaných osobných údajov, o príjemcoch alebo kategóriách príjemcov osobných údajov, o oprávnených správcoch, o Vašich právach, o možnosti obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27. Ak správca plánuje ďalej Vaše osobné údaje spracovávať na iný účel, než na ktorý boli poskytnuté, dá Vám ešte pred uvedeným ďalším spracovaním informácie o tomto inom účele a ďalšie príslušné informácie.

Informácie, ktoré sú Vám poskytované v rámci uplatnenia tohto práva sú obsiahnuté už v tomto dokumente, to však nemá vplyv na možnosť o ne požiadať opäť.

b) PRÁVO NA PRÍSTUP K OSOBNÝM ÚDAJOM

Ste oprávnení od správcu požadovať informáciu, či sú Vaše osobné údaje spracovávané alebo nie sú spracovávané, a ak sú spracovávané, máte prístup k informáciám o účeloch spracovania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, dobu uchovávania osobných údajov, informácie o Vašich právach (právo požadovať od správcu opravu alebo výmaz, obmedzenie spracovania, vzniesť námietku proti tomuto spracovávaniu), o práve podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, informácie o zdroji osobných údajov, informácie o tom, či dochádza k automatizovanému rozhodovaniu a profilovaniu a informácie tykajúce sa použitého postupu, ako i významu a predpokladaných dôsledkov takého spracovania pre Vás, informácie a záruky v prípade postupovania osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie. Máte právo na poskytnutie kópií spracovávaných osobných údajov. Právom získať túto kópiu však nesmú byť nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb.

c) PRÁVO NA OPRAVU

V určitých situáciách máte právo na opravu svojich osobných údajov.

d) PRÁVO NA VÝMAZ (PRÁVO BÝT ZAPOMENUT)

V určitých stanovených prípadoch máte právo požadovať, aby správca Vaše osobné údaje vymazal. Medzi také prípady patrí napríklad, že spracovávané údaje nie sú na vyššie spomenuté účely naďalej potrebné. Správca osobné údaje vymaže po uplynutí lehoty na ich uchovanie automaticky, môžete sa však na neho so svojou žiadosťou kedykoľvek obrátiť. Vaša žiadosť potom podlieha individuálnemu posúdeniu (aj napriek Vášmu právu na výmaz môže mať správca povinnosť alebo oprávnený záujem si Vaše osobní údaje ponechať) a o jej vybavení budete detailne informovaní.

e) PRÁVO NA OBMEDZENIE SPRACOVANIA

Správca spracováva Vaše osobné údaje iba v nevyhnutnom rozsahu. Ak by ste však mali pocit, že správca napr. prekračuje vyššie stanovené účely, na ktoré osobné údaje spracováva, môžete podať žiadosť, aby Vaše osobné údaje boli spracovávané výhradne na najnutnejšie zákonné dôvody alebo aby boli osobné údaje blokované. Vaša žiadosť potom podlieha individuálnemu posúdeniu a o jej vybavení budete detailne informovaní.

f) PRÁVO NA PRENOSITEĽNOSŤ ÚDAJOV

Ak si prajete, aby správca poskytol Vaše osobné údaje inému správcovi, resp. inej spoločnosti, odovzdá správca Vaše osobné údaje v zodpovedajúcom formáte Vami určenému subjektu, ak mu v tom nebudú brániť žiadne zákonné či iné významné prekážky.

g) PRÁVO VZNIESŤ NÁMIETKU A AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIE

Ak by ste zistili alebo sa iba domnievate, že správca realizuje spracovanie osobných údajov v rozpore s ochranou Vášho súkromného a osobného života alebo v rozpore s právnymi predpismi (za predpokladu, že osobné údaje sú správcom spracovávané na základe verejného alebo oprávneného záujmu, alebo sú spracovávané na účely priameho marketingu, vrátane profilovania, alebo na štatistické účely, alebo na účely vedeckého alebo historického významu), môžete sa na správcu obrátiť a požiadať ho o vysvetlenie či odstránenie vzniknutého chybného stavu.
Námietku môžete ďalej vzniesť i priamo proti automatizovanému rozhodovaniu a profilovaniu.

h) PRÁVO PODAŤ SŤAŽNOSŤ NA ÚRADE NA OCHRANU OSOBNÝCH ÚDAJOV

Kedykoľvek sa môžete obrátiť s Vašim podnetom alebo sťažnosťou vo veci spracovania osobných údajov na dozorný orgán, a to na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, webová stránka https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk

i) PRÁVO ODVOLAŤ SÚHLAS

Udelený súhlas so spracovaním osobných údajov máte právo kedykoľvek odvolať, a to zaslaním odvolania na e-mail nebo adresu sídla správcu alebo pomocou linku v emailové komunikácii.

7) Platnosť a účinnosť

Tento dokument je platný a účinný od 25. 05. 2018 a môže byť kedykoľvek aktualizovaný. Aktuálna verzia bude vždy zverejnená na webových stránkach spoločnosti.